1、報價單的格式至少要兩種
提供至少兩種格式的報價單，第一種為Word文檔，這是供客戶修改使用的。但是由于Word文檔版本的差別，可能打不開，所以還需提供一個PDF版本。
PDF版本比較正規，是標準的文書。最好再提供一個圖片版，萬一客戶既打不開Word，又沒有PDF瀏覽器，就要寄希望于這張圖片了。無論提供的什么文件格式，發之前必須預覽，保證客戶拿到手可以直接打印使用。
在郵件最后部分寫上：詳細報價資料請參見附件中的文件，我提供了三種格式，Word，PDF，JPRG，可根據您的電腦軟件情況選擇最合適的格式，并且我已經排好版，您可以直接下載打印使用。
多為客戶著想，多在細節為客戶考慮問題，客戶看到你的細節越多就會越放心。
2、在報價單加入公司信息
在郵件正文里放上一些關鍵內容，例如總報價，公司的優勢等等。這些都是引子，讓客戶有興趣打開報價單。在報價單開頭寫上：TO某客戶，報價單制作時間和有效期。
報價單的命名一定是公司名稱加產品名稱，保證客戶到時候能夠知道這份報價單是什么產品的報價單，來自于哪個公司。
在報價單加入自己的公司的標志、名稱、電話、傳真、郵箱以及公司的一些理念、口號，這是用來提升形象的一種方法。
3、 產品擺放的建議
很多公司有集裝箱擺放軟件，如果有，可以在最后一部分演示一下客戶需要的產品如何擺放，總計需要幾個集裝箱，這樣會顯得更專業。
為客戶考慮到最后一步，會讓你的交易進行得更順利。作為買家，能直接在報價體現的東西，溝通成本就降低很多，合作更順暢。
4、紙箱資料要詳細
包裝單位（紙箱詳細資料），紙箱重量、尺寸、體積、含量、材料。這是非常重要的，但通常這一點會被供應商輕易地忽略。如果報價遺漏了這些，那么國外買家可能會立刻刪除它，因為他們沒有時間去詢問這些細節。
在包裝上也要做足功課，要給到客戶所有的細節，因為客戶不可能每次都來問你這些細節，他們會認為你不夠專業，要最大限度減少溝通成本。
5、 收款方式要討論好
必須準確地討論付款條件。
所有一切都沒問題之后，來到最后一步，不能功虧一簣，要跟客戶溝通討論好如何收付款，要考慮到國外的支付習慣。
6、 越詳細越好，注意細節
制作報價單，一定要將每一部分的價格標注清楚，包括每一部分的型號、大體參數尺寸、品牌、質保年限等等。當然還是要出現報價的關鍵因素，付款方式等。
告訴客戶，你的產品為什么值這個錢。例如客戶要了十個設備，上面對于每個設備都簡略的用表格報了價，這個部分就需要放出每個設備詳細信息：圖片、認證、具體的參數、優勢、設備的包裝類型、包裝圖片、配套的配件數量、等等（如果是成套設備請把配件表標注）。
他們真的在乎每個細節，而且認為這些細節都是必須具備的，你的報價越詳細越容易被采納。如果有太多內容是需要等到客戶再次詢問的，那么你的報價就是一次失敗的報價。
注意事項：費用要考慮匯率，運費(FOB、C&F、CIF)等。
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